Come comunicare efficacemente decisioni scomode e preservare motivazione e fiducia 

Negli ultimi anni, molte organizzazioni hanno attraversato momenti di grande complessità, trovandosi a dover prendere decisioni difficili: dalla gestione della crisi sanitaria globale alla successiva instabilità economica, passando per cambiamenti strutturali e organizzativi. Scelte come la cassa integrazione, il taglio degli investimenti, il blocco delle assunzioni o il rinvio di pagamenti ai fornitori sono state inevitabili per molte aziende.

Ma se prendere queste decisioni è già complicato, comunicarle in modo efficace può essere ancora più difficile.

Spesso si sottovaluta l’impatto che una comunicazione mal gestita può avere sulla motivazione, il senso di appartenenza e la fiducia dei collaboratori. Errori di comunicazione possono trasformare una decisione necessaria in un vero boomerang per l’organizzazione.

Due esempi da non ripetere

Un’azienda italiana, nel 2020, ha comunicato ai suoi agenti una riduzione delle provvigioni fino alla fine dell’anno, giustificando la scelta con l’emergenza Covid-19. Come è stata data la notizia? Con una PEC inviata a sorpresa, solo pochi giorni prima dell’entrata in vigore del provvedimento.

In un altro caso, un leader ha comunicato a un collaboratore un cambio di ruolo che lo avrebbe assegnato a un team con cui aveva già espresso difficoltà a collaborare. La notizia è stata data durante una riunione plenaria, senza alcun confronto individuale, né prima né dopo. Questo approccio ha generato forte insoddisfazione e incrinato il rapporto di fiducia tra il collaboratore e il leader.

Questi esempi mostrano che non basta prendere decisioni giuste o inevitabili: come le comunichi può fare la differenza.

Comunicare decisioni difficili: 5 regole fondamentali

Se vuoi preservare motivazione, credibilità e fiducia, ecco alcune linee guida da seguire:

• Prepara la comunicazione
  Non sottovalutare l’importanza di come comunichi. Non basta aver preso la decisione “giusta”: una cattiva comunicazione può comprometterne l’efficacia. Dedica del tempo a chiarire:
  • • Cosa vuoi dire (il messaggio)
    • Come lo vuoi dire (il mezzo: videochiamata, email, incontro one-to-one)
    • Quando dirlo (tempistiche adeguate)
    • A chi dirlo per primo (diretti interessati, seguito dal resto dell’organizzazione)
• Scegli il contesto giusto
  Le decisioni importanti meritano un momento dedicato. Comunicarle in modo impersonale, o delegare il compito a figure secondarie, può far sentire chi riceve la notizia svalutato. È importante che il leader sia presente, preparato e disposto ad ascoltare dubbi e domande.
• Metti al centro le persone
  Prova a metterti nei panni di chi subirà le conseguenze della decisione. Spiega chiaramente il contesto, i motivi della scelta e quali benefici porterà nel lungo termine. Non dimenticare di riconoscere lo sforzo o il sacrificio che stai chiedendo: un tocco di umanità fa sempre la differenza.
• Coinvolgi prima i diretti interessati
  Evita che chi è più coinvolto venga a sapere la notizia da fonti esterne o in modo indiretto. Ricevere informazioni che ci riguardano direttamente da altri, o in modo frettoloso, può generare frustrazione e senso di esclusione.
• Attenzione al ruolo di “ambasciatore”
  A volte può capitare di dover comunicare decisioni che non hai preso tu o con cui non sei pienamente d’accordo. In queste situazioni, è fondamentale rappresentare comunque la leadership aziendale con coerenza e professionalità. Dire “Non condivido questa scelta” o “Non è dipeso da me” può sembrare un modo per proteggersi, ma rischia di trasmettere ai tuoi collaboratori l’idea che il tuo ruolo abbia poco valore. Mostra invece comprensione per il disagio che la decisione può causare, ma spiega con fermezza e chiarezza i motivi che l’hanno resa necessaria, mantenendo il focus sulla visione aziendale e sulle prospettive future.

Perché è importante

Le decisioni difficili non si possono evitare, ma un approccio empatico e ben preparato può fare la differenza. Comunicare in modo chiaro e rispettoso rafforza il senso di appartenenza e aiuta a mantenere la fiducia nel lungo termine.

La prossima volta che dovrai comunicare una decisione difficile, chiediti: Sto dedicando abbastanza attenzione a come farlo? Mi sto mettendo nei panni di chi riceverà questa notizia? La risposta a queste domande può determinare l’effetto delle tue parole.