La delega, un fragile strumento di crescita

Delegare è una delle competenze più potenti di un leader, ma anche una delle più difficili da padroneggiare. Trovare il giusto equilibrio tra autonomia e controllo è una sfida che può fare la differenza tra un team demotivato e uno altamente performante. Per questo, la delega non è solo un atto, ma un’arte: fragile, ma in grado di trasformare un collaboratore in un professionista solido, autonomo e motivato.

La delega eccessiva: troppo presto, troppo presto

Immagina Antonio, un manager con grandi ambizioni strategiche. Antonio desidera liberarsi dalle attività operative per concentrarsi su obiettivi a lungo termine, ma spesso le sue deleghe falliscono, costringendolo a dover rifare in tutto o in parte il lavoro delegato. L’errore di Antonio è affidare subito la massima autonomia ai suoi collaboratori senza prepararli né fornire indicazioni chiare. Il risultato? L’incertezza porta i suoi collaboratori a commettere errori, e Antonio finisce per perdere fiducia nel loro potenziale e nelle loro capacità di gestione.

La delega limitata: troppi dettagli, poca libertà

Dall’altro lato c’è Mario, un leader attento ma ipercontrollante. Quando delega un’attività, fornisce istruzioni dettagliate su ogni singolo passo, senza lasciare spazio alla creatività o al giudizio personale del collaboratore. A lungo andare, i suoi collaboratori tendono a spegnere il proprio spirito critico: agiscono con il “pilota automatico”, svolgendo le attività richieste senza quell’attenzione necessaria a individuare potenziali minacce o opportunità di miglioramento.

Questo approccio, sebbene utile con persone alle prime armi o in ruoli nuovi, può risultare demotivante per collaboratori più esperti e autonomi, che si sentono limitati nella possibilità di contribuire con le proprie idee e competenze.

L’equilibrio della delega efficace

La chiave sta nell’equilibrio: valutare il livello di autonomia da concedere in base alle competenze e alla maturità del collaboratore, accompagnandolo in un percorso di crescita graduale. Solo così la delega smette di essere fragile e diventa un acceleratore per il team e per l’intera organizzazione.

Gli strumenti per una delega efficace

Per fare della delega un acceleratore di crescita, è fondamentale adottare un approccio strutturato.

Ecco alcuni strumenti pratici:

1. Pianifica con chiarezza

Prima di delegare, chiediti: cosa voglio ottenere? Qual è l’obiettivo dell’attività? Pianifica ogni aspetto, utilizzando una checklist che includa:

• Obiettivo e scopo dell’attività.
• Scadenze e punti di verifica (check-point).
• Standard qualitativi attesi.
• Le interfacce con cui il collaboratore dovrà relazionarsi.
• Livello di autonomia decisionale da concedere.
• Budget (se necessario).

Ad esempio, immaginiamo di dover delegare la preparazione di una presentazione per un corso di formazione interno sulla sostenibilità.

• Obiettivo e scopo: produrre una presentazione che evidenzi le attività aziendali a favore della sostenibilità ambientale, informando i colleghi e trasformandoli in ambassador verso clienti e stakeholder.
• Scadenze e check-point: primo check con lo scheletro della presentazione dopo una settimana; presentazione finale fra un mese.
• Interfacce: ufficio legale e regulatory.
• Autonomia decisionale: proporre agenda e contenuti; una volta approvati, sviluppare la presentazione utilizzando il layout aziendale.
• Standard qualitativi attesi: scheletro iniziale su un documento Word; versione finale accurata, con testi essenziali e supporto visivo adeguato.

2. Prenditi un momento di qualità con il collaboratore

Ogni volta che assegni una nuova responsabilità, dedica tempo a spiegare con calma e attenzione il contesto, le aspettative e gli obiettivi. Questo momento è fondamentale per creare fiducia e motivare il collaboratore.

3. Verifica la comprensione

Comunica chiaramente ogni dettaglio e verifica che il collaboratore abbia compreso la richiesta. Evita domande generiche come: “Tutto chiaro?”. Invece, stimolalo a fare domande e a riformulare ciò che ha capito, per assicurarti che sia davvero sulla stessa lunghezza d’onda.

4. Fissa momenti di follow-up

Pianifica incontri periodici per monitorare l’andamento delle attività:

• Per progetti con scadenze definite, organizza i follow-up con anticipo rispetto alle scadenze.
• Per attività ricorrenti, stabilisci incontri regolari, diminuendo progressivamente la frequenza man mano che il collaboratore diventa più autonomo.

Ricorda: più il collaboratore è giovane o inesperto nella posizione, più frequenti e anticipati dovranno essere i controlli.

Per valutare se il collaboratore è pronto a prendersi maggiori responsabilità, puoi:

1. Assegnargli progressivamente compiti più complessi per osservare come li affronta.
2. Chiedergli come risolverebbe un problema o affronterebbe una specifica sfida, per sondare il suo livello di maturità.

Con la giusta strategia, la delega diventa un potente strumento di crescita personale e professionale, per il leader e per l’intero team.

Quale sarà il tuo primo passo verso una delega efficace?